Hey liebe Surf-Community,
es fühlt sich an, als wäre es gestern gewesen, dass wir zu siebt auf Rügen saßen und den Lausitzer Surfer e.V. gegründet haben. Gleichzeitig ist in den letzten zwei Jahren unglaublich viel passiert. Man gründet einen Verein aus Leidenschaft für den Sport und die Gemeinschaft. Aber was kommt nach der ersten Euphorie? Die Antwort ist: eine Menge unsichtbare Arbeit im Maschinenraum.
Heute möchte ich euch einen Einblick geben, woran wir im Hintergrund gearbeitet haben, was noch kommt und warum wir bei bestimmten Dingen einen Weg gehen, der vielleicht anders ist als bei anderen Vereinen.
(Willi Werkel Version). Bild: Lausitzer Surfer e.V.
Die ersten Hürden sind genommen
Ein Verein ist mehr als nur eine Gruppe von Leuten, die surfen gehen. Er ist eine juristische Person mit Pflichten. Die erste Steuererklärung, die Einrichtung des Vereinskontos, die Entwicklung eines funktionierenden Prozesses für die Mitgliederregistrierung – all das waren Meilensteine, die Zeit, Nerven und viel Recherche gekostet haben.
Diese Grundlagen sind jetzt geschaffen. Unser Verein steht auf eigenen Füßen, wir sind auf über 38 Mitglieder angewachsen und haben funktionierende Abläufe etabliert. Jetzt beginnt die nächste, entscheidende Phase: Wie stellen wir sicher, dass all das auch in fünf oder zehn Jahren noch funktioniert, unabhängig davon, wer gerade im Vorstand ist?
Warum wir es uns “schwer” machen: Unser Weg zu einem zukunftsfähigen Verein
Ich will hier kurz einen Einblick hinter die Kulissen geben. Vielleicht fragt Ihr Euch, warum wir unsere Webseite und Mitgliederverwaltung mit relativ modernen, für Außenstehende vielleicht komplexen Werkzeugen betreiben. Ein einfaches WordPress oder eine Facebook-Gruppe wären doch schneller eingerichtet? Absolut. Aber unser Ziel ist es, die typischen Probleme zu vermeiden, an denen viele ehrenamtliche Projekte nach einiger Zeit scheitern.
Ich sehe da oft drei Muster bei anderen Vereinen:
- Die Dauer-Baustelle: Man nutzt ein Standard-System (z.B. WordPress), das ständige Sicherheits-Updates, Plugin-Pflege und technische Wartung erfordert. Das frisst Zeit und wird oft vernachlässigt, bis die Seite gehackt wird oder nicht mehr funktioniert.
- Die Kostenfalle: Man nutzt einen teuren Web-Baukasten, der zwar einfach zu bedienen ist, aber den Verein in eine finanzielle und technische Abhängigkeit von einem kommerziellen Anbieter treibt.
- Der Stillstand: Die Webseite wurde vor Jahren von einem engagierten Mitglied gebaut. Dieses Mitglied ist weg, und niemand traut sich mehr, etwas anzufassen. Das Wissen ist verloren, die Organisation ist digital handlungsunfähig.
Genau das wollten wir vermeiden. Unser Ansatz ist daher, auf drei Prinzipien zu bauen: Sicherheit, Unabhängigkeit und dokumentiertes Wissen.
- Unsere Webseiten sind “statisch”. Das bedeutet, sie sind extrem schnell, wartungsarm und haben eine minimale Angriffsfläche. Es gibt keine komplexe Datenbank im Hintergrund, die ständig gepflegt werden muss.
- Alle Inhalte liegen transparent in unserem Vereins-Archiv (auf Framagit). Jede Änderung ist einsehbar und nachvollziehbar wie in einem Logbuch. Das macht die Zusammenarbeit einfach und sicher.
- Unsere Mitgliederverwaltung ist bewusst zweigeteilt: Eine einfache Online-Anmeldung und eine sehr sichere, interne Datenbank für Finanzen, die komplett vom Internet getrennt ist.
Natürlich ist mir klar, dass dieses System derzeit stark von meiner Person und meinem technischen Wissen abhängt. Das ist der klassische Zielkonflikt im Ehrenamt. Der entscheidende Schritt, um diese Abhängigkeit aufzulösen, ist die sorgfältige Dokumentation. In unserem neuen internen Mitgliederbereich schreiben wir deshalb jeden Prozess und jede technische Entscheidung genau auf – als Handbuch für Mitglieder und Vorstand von heute und von morgen.
Es ist ein langfristiger Aufbau Schritt für Schritt, kein Sprint. Aber ich bin fest davon überzeugt, dass sich dieser Aufwand lohnt, um einen Verein zu schaffen, der nicht nur lebt, sondern auch überlebt.
Wie geht es weiter?
Dieser Prozess des Aufbaus wird uns noch eine Weile begleiten. Der nächste große Schritt ist, die dokumentierten Anleitungen für Prozesse so zu verfeinern, dass auch Vorstandsmitglieder und motivierte Mitglieder ohne tiefes IT-Wissen alle wichtigen Aufgaben selbstständig durchführen können, zum Beispiel das Bearbeiten einer Seite oder das Verfassen von News-Beiträgen.
Wir sind unglaublich dankbar für das Vertrauen, das Ihr uns in diesen ersten zwei Jahren geschenkt habt. Es ist fantastisch zu sehen, wie die Community wächst und zusammenfindet!
Wer neugierig ist, schaut doch mal in den Mitgliederbereich. Dort findet Ihr schon vieles, was bisher aufgebaut wurde.
Als nächstes sind dann die größeren Projekte dran, wie Online-Abstimmungen oder eine Live-Seite mit Berichten und Fotos von den Spots, gespeist von (freiwilligen!) Beiträgen aus unserem Lausitzer Surfer e.V. Chat.
Bleibt neugierig und bis bald am See!
Alex
Euer Vorstand
Vorsitzender Alexander Dunkel
Stellvertretender Vorsitzender Kristof Ahnert
Schatzmeister Dr. Steve Kupke
Datenschutzbeauftragter Thomas Forner
